Office 2010: راه حل های درجه یک برای power point , word

سعیده میرزایی

 

Office 2010   دارای ویژگی های بسیار زیادی است که شاید شما با همه آن ها آشنا نباشید. در این مقاله قصد داریم شما را با 10 ویژگی پر طرفدار و محبوب word و powerpoint آشنا کنیم. شاید بعضی از آنها را بتوان در ورژن های قدیمی تر این برنامه ها هم اجرا کرد، اما بیشتر آن ها فقط مخصوص به آفیس 2010 هستند.

1. فعال ویا غیر فعال سازی  Word  Protected View

    یکی از برنامه های جدید امنیتی آفیس 2010، Protected View است که در حالت فعال باز کنید از ورود بد افزار ها به درون سیستم جلوگیری می کند بنابراین می توانید با فعال کردن آن فایل هایی را که از اینترنت دانلود کرده اید با خیال راحت در این برنامه تماشا کنید. اما اگر به هر دلیلی بخواهید این برنامه را غیر فعال کنید به راحتی می توانید این کار را انجام دهید. بر روی گزینه File رفته سپس options را انتخاب کنید در Trust Center را انتخاب کنید و در نهایت بر روی گزینه Protected View  کلیک کنید.

2. باز کردن یک فایل در Protected View

    گاهی اوقات می خواهید یک فایل را در حالت Protected View باز کنید اما آفیس فایل مورد نظر را باز نمی کند. در این حالت شما می توانید با فشردن دکمه های Ctrl و Shift و Right کلیک بر روی فایل مورد نظر در لیستی که ظاهر می شود، Protected View را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که درحالت معمولی و با Right کلیک کردن بر روی فایل مورد نظر چنین گزینه ای در منوی ظاهر شده وجود ندارد. در برنامه های آفیس هم چنین شرایطی وجود دارد. با کلیک کردن روی  File/open list، بر روی فایل مورد نظر خود  Ctrl + Right Click کنید و گزینه  Protected View  open inرا در لیست ظاهر شده انتخاب کنید.

3. حذف خطوط قرمز و سبز در Word

     در هنگام استفاده از برنامه Word  2007و یا 2010  به خطوط قرمز و یا سبزی در زیر بعضی از لغات و جمته ها بر می خورید. خطوط قرمز نشان دهنده لغتی است که در دیکشنریWord  وجود ندارد و خطوط سبز به معنای عدم تطابق جمله شما با قواعد گرامری Word است. حال اگر بخواهید که از ظاهر شدن این خطوط جلوگیری کنید بر روی File کلیک کنید سپس بر روی  Options رفته و گزینه Proofing را انتخاب کنید. در آن جا با کلیک بر روی مربع کوچکی که در کنار گزینه های Check spelling as you type (برای از بین بردن خطوط قرمز) و Mark grammar errors as you type (برای حذف خطوط سبز)وجود دارد آن ها را غیر فعال کنید.

 از این پس در صورت نیاز برای تصحیح متون خود فقط کافی است تا دکمه F7 را فشار دهید و یا به  Review رفته و در آن جا  Spelling & Grammar  را انتخاب کنید.اگر نمی خواهید که World، تصحیح املایی و گرامری را هم زمان انجام دهد در Proofing menu گزینه را غیرفعال کنید.

4. یک Auto open Macro بسازید.

     در این جا می خواهیم یک روش فوق العاده جدید به کاربران پیشرفته World 2010s معرفی کنیم. یک راه حل راحت برای ارتقای ساخت یک Auto open Macro است . با استفاده از این روش هنگام باز کردن یک متن Cursor دقیقا در محلی که آخرین بار ویرایش شده است قرار دارد. در حالت معمولی، هنگام باز کردن یک متن در World، Cursor در بالای صفحه قرار دارد. مشکلی که در این روش وجود دارد، عدم تطابق Auto open Macro با Protected View است یعنی اگر بخواهید متنی را با Protected View باز کنید، Auto open Macro اجرا نخواهد شد و پیغام های Error ظاهر می شود.

     با انجام مراحل زیر می توانید این مشکل را حل کنید . می توانید این مراحل را بر روی هر متنی که در World دارید اجرا کنید ولی راحت تر این است که یک صفحه خالی در World باز کنید و شروع کنید. در View tab بر روی Macros کلیک کرده سپس Record Macro را انتخاب کنید.  واژه Auto Open را وارد کرده و Enter را فشار دهید. کلید Shift + F5 را فشار دهید تا Cursor را به آخرین مکان ویرایش منتقل کند. اگر در یک صفحه خالی این مراحل را اجرا کردید مکان Cursor تغییر نمی کند اما نتیجه نهایی در Macro‌ثبت خواهد شد.

5. استفاده از Animation Pointer در Power Point 

     کاربران حرفه ای Word و Power Point، Format Painter - ابزاری که برای کپی کردن Format  یک پاراگراف در  Wordبه پاراگراف دیگر و یا یک شی در Power Point  به کار برده می شود- را به خوبی می شناسند. Power Point  برنامه Animation Tool را در خود گنجانده است که دقیقا همین کارایی را دارد و باعث صرفه جویی در زمان می شود. بر روی جسمی که دارای حرکت است و شما میخواهید از آن حرکت استفاده کرده و جسم دیگری را به حرکت درآورید کلیک کنید. سپس بر Animation Painter روی کلیک کنید و در آخر بر روی جسم دومی که این حرکت قرار است در آن اجرا شود کلیک کنید.

6. تنظیم Status Bar

    این روش برای تمامی برنامه های Office آفیس قابل استفاده است. اما در اینجا آن را بر روی  Power Point  توضیح می دهیم. شما می توانید تعیین کنید که برنامه های Office دقیقا چه نوع اطلاعاتی را در Status Bar خود نشان دهند. بر روی Status Bar، Right کلیک کنید و ابزارهای مورد نظر خود را فعال و یا غیر فعال کنید.

7. ساخت فایل های تصویری

با استفاده از 2010 Power Point میتوانید فایل های تصویری را به شکل  Slid Show بسازید. برای استفاده از این ویژگی، بر روی File کلیک کرده، Save and Send را انتخاب کنید سپس بر روی     Create a video رفته و از میان گزینه های سمت راست منو انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید که شما می توانید زمان مکث هر Slide  را به دلخواه خود تنظیم کنید ولی نمی توانید زمان مکث بعضی را کوتاه تر و بعضی دیگر را طولانی تر کنید.

8.Selection and visibility controls در Power point

    این ویژگی در 2007 Power point معرفی شد . بر روی یک شی گرافیکی که درون اسلاید قرار دارد کلیک کنید. نوار Drawing Tools نمایان می شود. در آن جا، در انتهای سمت راست نوار بر روی کلیک کنید. در آخر، بر روی Selection Pane کلیک کنید. اگر در اسلاید قسمتی وجود دارد که می خواهید آن را نامرئی کنید(چون ممکن است بعدا آن قسمت را در اسلاید لازم داشته باشید و بخواهید دوباره معلوم شود) بر روی تصویر چشم (eye icon) کلیک کنید تا شی مورد نظر را در کادری گرفته تا آن را مخفی و یا معلوم کنید.

9. تعیین Accessibility

    وقتی که یک فایل " قابل فهم " (accessible) است به این معنا است که افرادی که مشکل بینایی دارند و نیازمند برنامه های سخنگویی هستند تا متون را با صدای بلند بخواند نیز می توانند به آسانی از این فایل استفاده کنند. یک برنامه خوش ساخت، حتی متونی را برای بخش های گرافیکی اختصاص میدهد تا کاربری که مشکل بینایی دارد از محتویات گرافیکی برنامه نیز آگاه باشد. برای اطمینان از قابل فهم بودن یک برنامه برای کلیه کاربران ابتدا بر روی  کلیک کنید سپس را انتخاب کرده و گزینه Check For ssues را انتخاب کنید و در آخر بر روی Accessibility کلیک کنید

10. استفاده از Accessibility Report در Power point

زمانی که مراحلی را که در شماره قبل توضیح داده شد اجرا کردید، Power point برنامه Accessibility Checker را در سمت راست صفحه می گشاید. بخش هایی برای کاربر قابل فهم نباشد به شکل لیستی از خطاها نمایان می شود. اگربر روی هر یک از این اسامی که درون پنجره ای با نام Inespection Result قرار دارد کلیک کنید، Power point به شما توضیح می دهد که چرا و چگونه این مشکل را حل کنید.